Modul 6

Fehler-Management im eigenen Team

Wie Sie systematisch Fehler analysieren und nachhaltig abstellen

Im technischen Bereich ist Fehler-Management seit Jahrzehnten selbstverständlich. Da gibt es viele bewährte Tools und Prozesse. Aber im administrativen Bereich? Braucht es nur mehr Bemühen, um teure Fehler oder lästige Wiederholfehler zu vermeiden? Oder lassen sich auch in der Verwaltung gravierende Fehler bereits im Vorfeld vermeiden? Wie kann man auch im eigenen Team nachhaltige Fehlerabstellmaßnahmen setzen?

  • Welche Kosten und Folgekosten haben administrative Fehler?
  • Welche reaktiven und präventiven Fehlerbearbeitungsmethoden sind einfach und hilfreich?
  • Wie lassen sich Fehler schnell klassifizieren und die richtigen Prioritäten setzen?
  • Wie lassen sich gravierende Fehler bereits im Vorfeld erkennen und vermeiden?
  • Wie kann ich (mit meinem Team) eine systematische Ursachenanalyse durchführen?
  • Welche Schritte sind für eine nachhaltige Fehlerabstellung notwendig?
  • Wie schaffe ich kontinuierliche Verbesserungsprozesse im Team?
Frage 12

Weshalb verknüpfen wir Fehler mit Schuld?

Das ist ein gravierender Denkfehler! Schon der griechische Philosoph Aristoteles unterscheidet vor mehr als 2000 Jahren zwischen Fehler und böser Tat. Dabei handelt es sich um zwei verschiedene Sachverhalte: Ein Fehler ist etwas, das einem passiert, ohne dass man es merkt (zB ein Flüchtigkeitsfehler). Ein Fehler ist auch etwas, das man macht, jedoch ohne schlechte Absicht (zB aus Termingründen einen Prozess-Schritt überspringen). Ein Fehler wird daher nicht verschuldet – im Gegensatz zur bösen Tat. Bei der bösen Tat (einem Vergehen oder Verbrechen) liegt Vorsatz vor. Hier ist es auch richtig, von Schuld zu sprechen.
Leider vermischen wir im alltäglichen Sprachgebrauch die Kategorien. Wir sagen oft „der Mitarbeiter hat einen Fehler verschuldet“ und machen dabei selbst einen Fehler: Wir unterstellen eine schlechte Absicht, klagen ihn an, drängen ihn in eine Verteidigungsposition. Ein konstruktiver Umgang mit Fehlern zeichnet sich u.a. dadurch aus, dass man Anklagen und Unterstellungen vermeidet. Ohne Beschuldigung lautet der Satz: „dem Mitarbeiter ist ein Fehler passiert“. Doch noch kollegialer und konstruktiver ist die Formulierung, wenn man nicht die Person, sondern die Sache fokussiert: „bei dem und dem Prozess ist ein Fehler aufgetreten“.