Modul 3

Beschwerde-Management
für den Alltag

Wie Sie souverän mit Kundenbeschwerden und Kritik umgehen

Das Selbstverständnis unserer Zielgruppe hat sich verändert. Sie sind nicht mehr Partei, nicht mehr Bittsteller, sondern selbstbewusste KundInnen. Da kommt es auch vor, dass sie uns tatsächliche oder vermeintliche Fehler vorhalten und uns Vorwürfe machen. Stress pur. Soll man darauf mit Angriff oder Verteidigung reagieren? Oder gibt es bessere Lösungen?

  • Was bringt es, wenn ich mir (ungerechtfertigte) Fehlervorwürfe anhöre?
  • Was sind die positiven und negativen Aspekte einer Beschwerde bzw. Kritik?
  • Wie vermeide ich in der Stress-Situation eigene Verhaltensfehler?
  • Wie kann ich den KundInnen bei grobem Fehlverhalten eine klare Grenze setzen?
  • Wie kann ich verärgerte KundInnen auf die sachliche Ebene bringen?
  • Was tun, wenn mir oder meinem Team tatsächlich ein Fehler passiert ist?
  • Was sage ich, wenn es sich um einen Fehler von KollegInnen handelt?
Frage 24

Wie schafft man eine gute Fehlerkultur im Unternehmen?

Der erste und wichtigste Schritt ist wie bei allen Change-Prozessen ein starker Wille. Dazu braucht es die Akzeptanz, dass Fehler passieren, die Einsicht, dass im konkreten Umgang mit Fehlern einiges verbessert werden kann und die Überzeugung, dass ein konstruktiver Umgang mit Fehlern dem Unternehmen einen hohen Nutzen bringt.
Der zweite Schritt besteht darin, das konkrete Ziel zu definieren. Dazu ist es notwendig, zuerst die spezifischen Stärken und Schwächen im Umgang mit Fehlern zu erheben und mit dem klaren Bild über die Ausgangssituation den Zielzustand mit der Unternehmensführung festzulegen. Was für ein Unternehmen förderlich ist, kann für ein anderes Unternehmen hemmend sein: Ein kleines Start-up braucht eine andere Fehlerkultur als ein etablierter Konzern, die Creative Industries einen anderen Umgang mit Fehlern als Hersteller von sicherheitskritischen Produkten.